Kuusi tapaa tehostaa hankeviestintää

Näkökulma 18.10.2019

“Ja sitten pitäisi vielä muistaa jotain hankeviestintääkin tehdä!”
Kuulostaako tutulta parahdukselta?

 
Kaikki asiantuntijatyö sisältää viestintää ja asiantuntijatyö on organisoitu usein hankkeiksi. Siksi on outoa, että se tuntuu ihmisistä ylimääräiseltä. Ilman ajatuksella tehtyä viestintää hankkeiden tulokset eivät jalkaudu ja hankkeen vaikuttavuus jää vaatimattomaksi. Viestintä on joukko keinoja, joilla yksittäinen hanke kasvaa kokoaan merkittävämmäksi.

Kokosimme yhteen viisi keinoa, joilla olemme pyrkineet luomaan Smart & Clean -projekteissa hankeviestintään ryhtiä:

1. Aseta tarpeeksi konkreettisia ja tarkkoja tavoitteita 

Vaikuttava viestintä on hyvin suunniteltua viestintää. Hankkeen vaikuttavuustavoitteet ja viestinnän tavoitteet täydentävät toisiaan. Ensin on kirkastettava, millaista yhteiskunnallista muutosta hankkeessa tavoitellaan ja viestinnän tavoitteet asetetaan tukemaan tätä.

Viestintä käsittää joukon keinoja, joilla parannetaan toiminnan vaikuttavuutta. Viestintä ei ole ikinä itsessään päämäärä. Onnistunut viestintä hankkeessa linkittyy siis suoraan hankkeen vaikuttavuustavoitteeseen.

Esimerkiksi Smart & Cleanin Kaikki muovi kiertää -projektin tavoitteena on nimensä mukaisesti saada kaikki muovi kiertämään. Toki tavoitteeseen pääsy vaatii teknisiä ratkaisuja, mutta ennen kaikkea kyse on on viestinnästä. Miten saada ihmiset innostumaan muovin kierrätyksestä ja kierrätysmuovituotteista?

Koskaan ei pitäisi tulla tilannetta, jossa asiantuntija löytää itsensä esimerkiksi twiittailemasta tai kirjoittamasta tiedotetta miettien, mitäköhän tällä nyt tavoitellaan muuta kuin tehty-merkintää rahoittajan excelissä. Jos viestintätoimenpide ei tunnu edistävän hankkeen vaikuttavuustavoitteita, voisiko sen jättää tekemättä kokonaan?

2. Käytä aikaa sidosryhmien yksityiskohtaiseen nimeämiseen 

Vähemmän ja tarkasti ajoitettua viestintää pienelle ja vaikutusvaltaiselle joukolle on usein todella paljon vaikuttavampaa kuin paljon viestejä epämääräiselle joukolle. Suuri yleisö ei ole kohderyhmä. Se on kaikki ja ei ketään. Hälytyskellojen pitäisi alkaa soida, jos joku ehdottaa kohderyhmäksi “suomalaisia”. 

Kun hankkeen vaikuttavuustavoitteet ovat kirkkaat, on aika miettiä, että ketkä ovat hankkeen keskeisiä sidosryhmiä, eli keiden apu on elimellistä tavoitteisiin pääsyyn. Pyri pääsemään sidosryhmien nimeämisessä mahdollisimman pitkälle.

“Alueen yritykset” on huomattavasti leväperäisempi määritelmä kuin “alueen keskisuuret kuljetusalan yritykset”.

Kun olet paikantanut tärkeimmät sidosryhmät, selkeytä vielä itsellesi, mikä heitä motivoi vuorovaikutukseen hankkeesi kanssa. Miksi he tulisivat tilaisuuteenne tai seuraisivat teitä somessa? Miten sidosryhmien oman toiminnan päämäärät etenevät hankkeenne kautta?

3. Kiteytä, kiteytä ja kiteytä 

Uuden luonti on abstraktia ja monimutkaista työtä ja siksi viestinnällisesti usein hyvin haastavaa. Miten viestiä selkeästi asioista, jotka ovat vasta suunnitteilla ja tapahtuvat ehkä tulevaisuudessa?

Niinpä. Siksi hankkeen tekijöiden kannattaa varata alussa paljon aikaa ydinviestien ja yhteisten sanoitusten löytämiseen. Kun hankkeen tekijät osaavat puhua samoilla sanakäänteillä esimerkiksi hankkeen vaikuttavuustavoitteista, on sidosryhmien paljon helpompi kiinnostua hankkeesta ja nähdä oma rooli muutoksessa. 

Hankkeen ydinviestien huolellinen mietintä selkeyttää usein myös vaikuttavuustavoitteita ja auttaa asiantuntijoita fokusoimaan työtään. 

4. Mieti huolella viestinnän ajoitusta 

Internetistä ei lopu luettava. Päinvastoin informaatiohyökyaalto somen avatessa ahdistaa yhä useampaa. Toisaalta hyvin ajoitettu ja oivaltava viestintä voi saada yllättävänkin paljon huomiota, vaikka viestittävä ilmiö ei olisi maailmaa muuttava läpimurto. 

Mieti hankkeen alkuvaiheessa, mihin jo olemassa oleviin keskusteluihin hanke liittyy ja missä foorumeilla keskustelua käydään. Olemassa olevaan keskusteluun on huomattavasti helpompi liittyä kuin aloittaa täysin uusi keskustelu. 

Asiat myös kiinnostavat eri vuodenaikoihin ja esimerkiksi vaalikauden eri vaiheissa erilailla. Kun lähdet suunnittelemaan esimerkiksi mediaviestintää, mieti mikä olisi optimaalinen ajankohta. Toimittajat etsivät koulujen alkaessa elokuussa usein esimerkiksi uusia tulokulmia liikenneturvallisuuteen. Hulevesi-kysymykset kiinnostavat taas varmasti enemmän syyssateilla kuin kesähelteillä.

5. Liittoudu, tarjoudu ja liimaudu 

Usein hankeviestintä on hyvin infrastruurikeskeistä. Käytetään paljon aikaa verkkosivujen, somekanavien ja uutiskirjeiden perustamiseen. Jos hanke kestää vuosia, ja rahoittaja vaatii, on tämä varmasti järkevää, mutta jos kyseessä on lyhyehkö hanke, kannattaa miettiä tarkkaan, mistä saisi mahdollisimman suuren yleisön mahdollisimman pienellä vaivalla.

Silloin kannattaa etsiä liittolaisia. Voisitteko esimerkiksi julkaista hankkeeseen liittyviä tekstejä esimerkiksi vierasblogeina jonkun toisen organisaation, verkoston tai jopa median alla? Oman seminaarin järjestämisen sijaan kannattaa miettiä, voisitteko tarjoutua puhumaan jonkun toisen tilaisuudessa? Näin säästyy aikaa ja rahaa.

Ajan henki on yhteistyö. Silloin kannattaa yrittää liimautua muihin sen sijaan, että yrittää selvitä kaikesta yksin. 

6. Aloita maailmaa muuttava keskustelu

Maailma muuttuu keskustelu keskustelulta ja siksi on tärkeää, että yhteiskunnalliseen muutokseen tähtäävä hanke pyrkii osallistumaan ja tarvittaessa myös luomaan yhteiskunnallisia keskusteluja. Hanke pystyy tarjoamaan hyviä näkökulmia ja keskustelunavauksia kaikkia kiinnostavaan aiheeseen ja siten nopeuttamaan muutosta. Keskustelua käydään niin A-studiossa, somessa kuin sidosryhmätilaisuuksissakin.

Pyri siis rohkeasti mukaan keskusteluihin ja aloita niitä itse: kommentoi somessa, tarjoa haastateltavaa hankkeestanne ja kirjoita esimerkiksi vieraskyniä tai blogeja. Haasta ja kutsu keskusteluun hyvässä hengessä. Älä puhu vain hankkeesta vaan tarvittavasta muutoksesta. Aloita tarvittaessa yhteiskunnallinen liike. Hankkeen tulokset ja tekemiset tukevat tätä viestiä ja silloin tekemisten vaikuttavuus kasvaa.

Yhteiskunnallisen keskustelun käyminen oman hankkeen teemoista on aikaa vievää. Sille kannattaa siis varata paljon aikaa. Onnistuessaan yhteiskunnallinen keskustelu on usein tehokkain ja nopein tapa edistää hankkeen yhteiskunnallista vaikuttavuutta.

Yhä useammin rahoittajat toivovat hankkeilta yhteiskehittämistä ja sidosryhmätyötä. Silloin hanke toimi yhteiskunnallisen keskustelun alustana, joka tuo kiinnostavia tahoja yhteen keskustelemaan keskenään.